【コピペOK】会議音声から議事録を自動作成する方法

はじめに｜議事録作成、まだ手作業でやっていませんか？

会議が終わるたびに、議事録作成で1〜2時間を費やしていませんか？

実は今、会議の音声データ＋AI＋プロンプトを組み合わせるだけで、「そのまま社内共有できるレベルの議事録」をほぼ自動で作成できるようになりました。

この記事では、特別なスキルや有料ツールなしで、会議音声から議事録を作成する具体的な方法を解説します。

全体の流れ｜やることはたった4ステップ

まずは全体像を把握しておきましょう。今回紹介する方法は、以下の4ステップで完結します。

• STEP1：会議の音声を録音する
• STEP2：音声をAIで文字起こしする
• STEP3：専用プロンプトを貼り付ける
• STEP4：出力された議事録を確認・微調整する

「え、これだけ？」と思った方もいるかもしれません。はい、本当にこれだけです。

従来の議事録作成では、「録音→聞き直し→文字起こし→整理→清書」と、いくつもの工程を人間が手作業で行っていました。しかし、AIを活用すれば「文字起こし→整理→清書」の部分をほぼ自動化できます。

ポイントは「あらかじめプロンプトを用意しておくこと」です。プロンプトさえ用意しておけば、毎回の会議で同じ品質の議事録を、同じ短時間で作成できるようになります。

それでは、各ステップを詳しく見ていきましょう。

STEP1：会議の音声を録音する

最初のステップは、会議の音声を録音することです。

録音方法は、使い慣れたもので構いません。ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなどのオンライン会議ツールには標準で録音機能がついていますし、対面会議であればスマートフォンのボイスメモアプリやICレコーダーを使えばOKです。

音声録音のポイント

ここで重要なのは、「完璧な録音を目指さなくていい」ということです。

多少の雑音が入っていても問題ありません。話者の声が重なっている部分があっても大丈夫です。最近のAIは、多少音質が悪くても驚くほど正確に文字起こしをしてくれます。

ただし、以下の点だけは意識しておくと、後の文字起こし精度が上がります。

とはいえ、これらは「できれば」程度の話です。普段どおりに録音するだけで十分実用的な結果が得られますので、あまり神経質になる必要はありません。

STEP2：音声をAIで文字起こしする

録音が完了したら、次は音声データを文字起こしします。

今回はGoogle AI Studioを使った方法を紹介します。Google AI Studioは、Googleが提供するAIの実験・開発プラットフォームで、音声ファイルをアップロードするだけで高精度な文字起こしが可能です。しかも、現時点では無料で利用できます。

Google AI Studioでの文字起こし手順

まず、Google AI Studioにアクセスしてログインします。次に、音声ファイルをアップロードし、文字起こしを指示します。

手順1：まずはAI Studioに移動したら、新しいトーク画面に移動し、以下のプロンプトを画面下の入力ボックスに打ち込みます。

プロンプ例はこちら

文字起こしをしてください。タイムラインは不要です。

手順2：プロンプトを入力できたら、録音データをアップロードします。

手順3：最後に右下の「Run」のボタンをクリックして、文字起こしを実行しましょう。

手順4：出力されたテキストをコピーして、メモ帳やドキュメントに貼り付けておきます。

この段階のテキストは「素材」と考える

文字起こしが完了すると、会議の内容がテキスト化されますが、この段階ではまだ「素材」の状態です。

話し言葉がそのまま文字になっているので、「えーと」「あのー」といったフィラー（つなぎ言葉）が含まれています。句読点の位置が不自然だったり、同音異義語が誤変換されていたりすることもあります。

しかし、この段階で手作業で修正する必要はありません。次のステップでAIが自動的に整えてくれます。

STEP3：議事録用プロンプトを貼り付ける【最重要パート】

文字起こししたテキストを、あらかじめ用意したプロンプトと一緒にAIに入力することで、「読みにくい生テキスト」が「整った議事録」に一瞬で変換されます。

なぜプロンプトが重要なのか

AIに単純に「この文字起こしを議事録にして」と指示しても、それなりの結果は返ってきます。しかし、出力形式がバラバラだったり、必要な情報が抜けていたり、逆に不要な情報が含まれていたりと、そのまま使えるレベルにはなりにくいのが現実です。

そこで重要になるのが、「出力の形式と条件を明確に指定したプロンプト」です。プロンプトで出力形式を固定しておくことで、毎回同じ構成の議事録が生成されるようになります。一度プロンプトを作っておけば、あとはコピペするだけで何度でも使い回せます。

そのまま使える議事録生成プロンプト

以下のプロンプトをそのままコピーして使ってください。

プロンプ例はこちら

以下は会議の文字起こしデータです。
この内容をもとに、ビジネス向けの会議議事録を作成してください。

【出力形式】
以下の構成で整理してください。

1. 会議概要
   - 日時（文字起こし内に情報があれば記載、なければ「要確認」）
   - 会議名／目的
   - 参加者（判別できる範囲で）

2. 主な議題
   - 会議で話し合われた主要なテーマを箇条書きで

3. 決定事項
   - 会議中に決定された内容を明確に記載

4. 保留事項・継続検討事項
   - 結論が出なかった議題や、持ち越しになった内容

5. 次回までのToDo
   - 担当者（分かる場合）と期限（分かる場合）を明記
   - 「誰が」「何を」「いつまでに」の形式で

【文体・表現のルール】
- 「えーと」「あのー」などのフィラーは削除
- 話し言葉は書き言葉に変換
- 文章は簡潔かつ客観的に
- そのまま社内共有できるビジネス文書の文体で
- 敬体（です・ます調）で統一

【会議の文字起こしデータ】
（ここに文字起こし全文を貼り付けてください）

このプロンプトの特徴は、「出力形式」と「文体ルール」を明確に分けて指定している点です。形式を指定することで構成が統一され、文体ルールを指定することで読みやすさが担保されます。

プロンプトの使い方

使い方は非常にシンプルです。

まず、上記のプロンプトをコピーします。次に、プロンプトの最後にある「（ここに文字起こし全文を貼り付けてください）」の部分に、STEP2で取得した文字起こしテキストを貼り付けます。

そして、そのままGoogle AI Studio（またはChatGPTなどの他のAIツール）に入力して実行するだけです。数秒〜数十秒で、整った議事録が出力されます。

STEP4：出力された議事録を確認・微調整する

AIが出力した議事録は、そのまま使えるレベルになっていることがほとんどです。しかし、最終チェックは人間の目で行うことをおすすめします。

確認すべきポイント

確認すべきポイントは主に3つあります。

1つ目は、固有名詞や専門用語の誤変換です。人名や製品名、社内用語などは、AIが正しく認識できていない場合があります。特に、一般的でない固有名詞は要チェックです。

2つ目は、決定事項とToDoの正確性です。ここが間違っていると実務に影響が出るため、会議の記憶が新しいうちに確認しておきましょう。

3つ目は、機密情報の取り扱いです。社外秘の情報が含まれている場合は、共有範囲に注意してください。

この方法が向いている場面・向いていない場

どんなツールにも得意・不得意があります。この方法が特に効果を発揮する場面と、あまり向いていない場面を整理しておきましょう。

向いている場面

この方法が特に向いているのは、定例会議や進捗確認ミーティングです。議題や形式が決まっている会議は、プロンプトとの相性が非常に良く、安定した品質の議事録が作成できます。

また、複数人が参加するプロジェクト会議にも向いています。「誰が何を言ったか」「何が決まったか」を正確に記録として残す必要がある場面では、この方法の真価が発揮されます。

さらに、会議後すぐに議事録を共有したい場合にも最適です。従来のように「議事録は後日送ります」ではなく、会議終了後30分以内に共有することも可能になります。

向いていない場面

一方で、あまり向いていない場面もあります。

雑談中心のミーティングや、ブレインストーミングのように結論を出すことを目的としていない会議には、あまり向いていません。「決定事項」や「ToDo」が存在しない会議では、プロンプトの構成と合わなくなるためです。

また、感情やニュアンスを重視する振り返り会議にも向いていません。AIは発言の内容は正確に捉えますが、「場の空気」や「言外の意味」を汲み取ることは苦手です。

まとめ｜議事録は「作るもの」から「生成するもの」へ

最後に、今回の内容を振り返っておきましょう。やることはたったの4ステップです。

1. 会議の音声を録音する
2. AIで文字起こしする
3. 専用プロンプトを貼り付ける
4. 出力を確認・微調整する

これだけで、「整った議事録がほぼ自動で完成する」という環境を作ることができます。

議事録作成は、これまで「誰かがやらなければいけない面倒な作業」でした。しかし、AIとプロンプトを活用すれば、その時間を大幅に削減できます。

浮いた時間を使って、会議で決まったことを実行する。議事録を「記録」で終わらせず、「次のアクション」につなげる。それが、AI時代の議事録との向き合い方ではないでしょうか。

まずは次の会議で、今回紹介した方法を試してみてください。一度体験すれば、もう手作業で議事録を作る気にはなれなくなるはずです。